Cette annexe s’adresse aux exposants inscrits dans la catégorie « Artistes » ou « Créateurs », c’est-à-dire toute personne présentant des oeuvres originales ou dérivées (print, illustrations, fanzines, objets faits main, etc.)

A1. 1. Oeuvres originales et fanart

• Les créations proposées doivent être réalisées par l’exposant lui-même ou par un collectif dûment identifié.
• Le fanart est toléré sous réserve qu’il ne s’agisse pas de reproduction directe ou de plagiat d’œuvres officielles. En cas de doute, LGX pourra demander le retrait du visuel concerné.
• Les produits 100 % dérivés (ex : affiches d’anime sans création ajoutée) sont interdits.

A1.2 Contenus sensibles (NSFW, R18, violence)

• Les oeuvres à caractère sexuel explicite, suggestif ou violent doivent être strictement dissimulées du regard du public.
• Elles ne peuvent être montrées qu’à la demande express d’un visiteur adulte, avec contrôle d’âge.
• Il est interdit de rendre ces oeuvres visibles sur les murs, les bacs ouverts ou les présentoirs généraux.

A1.3 Vente et présentation

• Les produits doivent être clairement étiquetés avec un prix visible.
• Les quantités présentées doivent rester cohérentes avec un stand artisanal.
• Toute activité proche du commerce de gros pourra être requalifiée.
• L’exposant est responsable de la qualité et de la conformité des matériaux utilisés.

A1.4 Respect de l’espace et voisinage

• Les stands doivent respecter les dimensions prévues dans la fiche exposant.
• L’usage de structures de grande hauteur, d’éléments lumineux ou de supports encombrants doit être validé au préalable.
• Le volume sonore ou visuel ne doit pas perturber les autres exposants.

A1.5 Comportement et gestion du public

• Les artistes sont tenus de rester accueillants, disponibles et respectueux durant toute la durée d’ouverture.
• Toute forme de harcèlement, de propos déplacés ou de comportement inapproprié entraînera l’exclusion immédiate.

Cette annexe s’applique à tout exposant proposant à la vente des produits commerciaux (neufs ou d’occasion), de type goodies, vêtements, jeux, objets décoratifs ou dérivés de la pop culture.

A2.1 Obligations fiscales et légales

• L’exposant est tenu de respecter la législation en vigueur au Luxembourg, notamment en matière de TVA, de facturation, et de propriété intellectuelle.
• Les marchands doivent être en mesure de fournir un numéro de TVA valide ou un justificatif d’activité professionnelle.
• En cas de contrôle, LGX se dégage de toute responsabilité concernant les obligations fiscales ou douanières de l’exposant.

A2.2 Produits autorisés et interdits

• Sont autorisés : produits originaux, officiels ou artisanaux sous réserve de respect des droits d’auteur et de licence.
• Sont interdits : contrefaçons, copies non autorisées, produits piratés ou ne portant pas les mentions légales nécessaires.
• En cas de doute, l’organisation pourra exiger le retrait immédiat du produit et/ou une preuve de sa conformité.

A2.3 Armes factices et objets sensibles

• Les armes décoratives (katanas, shurikens, répliques…) sont tolérées sous réserve :
  • qu’elles soient non tranchantes
  • qu’elles soient vendues uniquement aux personnes majeures,
  • qu’elles soient emballées après achat et non portées dans l’enceinte du salon.
• L’exposant est responsable du respect des formalités éventuelles auprès de la police ou des douanes.

A2.4 Lucky bags et sacs surprises

• La vente de “lucky bags” est autorisée à condition que :
  • leur contenu reste cohérent avec la thématique du salon,
  • leur valeur ne soit pas trompeuse,
  • le stand envoie une déclaration préalable à LGX si demandé.
• LGX se réserve le droit d’interdire tout lot jugé abusif, dangereux ou non conforme à l’image de l’événement.

A2.5 Présentation et occupation du stand

• Les produits doivent être présentés proprement, avec des prix visibles.
• L’encombrement hors de l’espace loué est interdit.
• Les structures instables, dangereuses ou bloquant la visibilité des stands voisins sont prohibées.
• Tout marchand s’engage à respecter les règles générales d’installation et de démontage prévues dans l’article 4.

A2.6 Rappel sur la responsabilité

• L’exposant marchand est responsable de tout produit vendu sur son stand.
• LGX se dégage de toute responsabilité en cas de litige commercial ou post-achat avec un visiteur.

Cette annexe s’adresse aux exposants proposant de la restauration ou des boissons à emporter, qu’il s’agisse de foodtrucks, stands fixes ou concepts de dégustation.

A3.1 Obligations sanitaires et administratives

• L’exposant food doit être en possession de toutes les autorisations légales en matière d’hygiène, de vente alimentaire et d’exploitation mobile au Luxembourg.
• Il est seul responsable de la conformité de ses installations aux normes HACCP et de la sécurité alimentaire de ses produits.
• L’organisation peut demander une copie des autorisations ou attestations sur simple demande.

A3.2 Raccordements et installations techniques

• Toute demande de raccordement électrique ou d’accès à l’eau doit être formulée en amont.
• L’utilisation de bouteilles de gaz ou d’équipements à flamme est strictement interdite sans autorisation spécifique de Luxexpo.
• Le foodtruck ou le stand doit être stable, sécurisé, propre et respecter les normes de ventilation et de température de conservation.

A3.3 Présentation, hygiène et déchets

• Le personnel du stand doit être vêtu de façon adaptée, avec gants et protections si nécessaire.
• La zone de service doit rester propre, sans déchets visibles ni stockage apparent non sécurisé.
• Chaque exposant est responsable de ses propres déchets, y compris en matière d’huiles, cartons et contenants alimentaires.
• Une pénalité pourra être appliquée en cas de non-respect des règles d’évacuation ou de salissure des abords du stand.

A3.4 Vente, échantillons et affichage des prix

• Les prix doivent être clairement affichés sur le stand.
• La distribution d’échantillons gratuits est tolérée dans la limite d’un respect strict des règles d’hygiène.
• Toute activité de dégustation gratuite doit être déclarée à l’organisation.

A3.5 Sécurité et responsabilité

• LGX décline toute responsabilité en cas de problème sanitaire, intoxication ou accident alimentaire lié à un produit distribué ou vendu sur le stand.

L’exposant est seul responsable de la qualité, de la traçabilité et de la conformité de ses produits..

Cette annexe concerne les exposants intervenant dans un cadre non exclusivement marchand, incluant les structures à vocation institutionnelle, éducative, culturelle, technologique ou interactive, ou toute entité intégrée à une zone thématique (gaming, kids, pop culture, éducative, immersive, etc.).

A4.1 Objectif du stand et contenu

• L’objectif principal du stand doit être d’ordre pédagogique, promotionnel, expérientiel ou participatif, en lien avec les univers de LGX : innovation, culture geek, numérique, apprentissage, famille, etc.
• La vente de produits sur ces stands n’est pas autorisée par défaut, sauf mention explicite dans le contrat.
• Toute distribution de contenus (dépliants, goodies, jeux concours, inscriptions) doit se faire de manière non intrusive et centrée sur l’expérience du visiteur.

A4.2 Visibilité, branding et supports

• Les partenaires institutionnels peuvent bénéficier de conditions spécifiques en termes de visibilité (affichage, écrans, animation sur scène, logo, signalétique), selon les termes définis dans leur package.
• Tout matériel fourni par LGX (mobilier, écran, structure) doit être rendu en bon état.
• L’installation de matériel technique spécifique (bornes interactives, simulateurs, jeux vidéo, etc.) doit faire l’objet d’un accord préalable et respecter les règles de sécurité et d’espace définies dans le règlement général.

A4.3 Animation et encadrement

• Le stand doit être animé par un personnel formé, actif et identifiable pendant toute la durée d’ouverture au public.
• L’expérience proposée (jeu, atelier, démo, sensibilisation…) doit être sécurisée, fluide et encadrée, notamment dans les zones très fréquentées (kids, e-sport, etc.).

A4.4 Respect du cadre LGX

• L’exposant institutionnel ou partenaire s’engage à respecter l’ambiance générale et les valeurs de LGX : accessibilité, inclusion, éducation positive, culture geek.
• Toute activation perturbante, agressive ou jugée non conforme à l’esprit du salon pourra être interrompue sans remboursement.

Cette annexe s’adresse aux exposants ayant souscrit un engagement de partenariat sur trois éditions consécutives de LGX (2025, 2026 et 2027).

A5.1 Conditions de l’engagement triennal

• L’exposant bénéficie d’une remise progressive appliquée sur le tarif de base du stand :
  • 5 % pour l’édition 2025 ;
  • 10 % pour l’édition 2026 ;
  • 15 % pour l’édition 2027.

• Cet engagement est formalisé par un accord écrit entre les parties et peut être intégré dans le contrat de réservation ou dans un accord distinct signé.

A5.2 Reconduction automatique et priorité d’inscription

• L’exposant bénéficie d’un droit de priorité sur un stand de superficie équivalente ou supérieure, dans une zone correspondant à sa thématique, sous réserve de validation du nouveau plan d’implantation annuel.
• Une pré-réservation anticipée peut être activée directement pendant le salon LGX en cours, par simple signature ou versement d’un acompte.
• Ce droit de priorité est valable jusqu’au 30 novembre suivant l’édition concernée. Passé ce délai, l’emplacement sera réattribué librement selon les besoins de scénographie et de réorganisation du salon.
• L’organisation se réserve le droit de modifier la disposition générale du salon d’une édition à l’autre afin de garantir une meilleure expérience visiteur. Dans ce cadre, un stand équivalent pourra être proposé dans une autre zone thématique.

A5.3 Avantages complémentaires

Selon les termes négociés dans l’accord de partenariat, l’exposant peut bénéficier :

• d’une visibilité renforcée dans les supports de communication LGX ;
• d’un accès anticipé à certains services (écrans, activations, scène…) ;
• d’un label “Partenaire historique” valorisé dans le plan, la signalétique ou les annonces officielles ;
• d’un bonus de visibilité ou d’un avantage fidélité défini d’année en année.

A5.4 Rupture de l’engagement

• En cas de retrait de l’exposant avant le terme des trois éditions, la remise anticipée pourra être recalculée, et les éditions suivantes annulées sans priorité de réservation.
• Toute rupture pour cas de force majeure devra être justifiée et fera l’objet d’une régularisation adaptée.